IT项目启动会：为何召开？如何开好？
2025年8月3日
项目启动会在项目实施方法论中占据关键地位，既是整个项目生命周期的正式开端，更是为项目定调、凝聚共识的核心节点。它为团队明确方向、协调资源，对推动项目高效推进、降低执行风险具有不可替代的重要意义。
一、为何要开IT项目启动会
1、启动会是一个宣贯会议
启动会是一个宣贯会议，向全体员工宣贯项目开始启动，从此之后你得配合项目推进工作。
直白点说，IT项目启动会就是要告诉甲方单位全体人员，现在要开始干这个事情了，对于甲方高层，需协调各方资源为项目提供支持；对中层而言，要指派下属参与项目并担任关键用户，同时就业务流程等事宜完成签字确认；基层你要做好干活的准备。
2、启动会标志着IT项目正式启动
代表着各个相关的业务部门必须义无反顾地为项目所涉及的工作提供各种各样的支持，包括后勤保障、人事管理等等。
3、高质量IT项目启动会，项目成功已过半
高质量的IT项目启动会，堪称项目成功的“半程基石”。它能让各业务部门人员清晰掌握项目全貌，明确协作路径，从而形成高效联动的合力。
4、管理授权
项目启动会本质上是一场正式授权仪式：公司将项目推进的权责赋予项目经理，使其获得协调各方资源的权限、对各部门提出协作要求的底气，以及督促团队成员按时保质完成任务的职责，同时也拥有随时向高层同步项目进展的通道。
5、启动会一定要召开
IT项目无论大小，一定要召开启动会，只要涉及部门超过两至三个必须召开启动会，并且邀请公司高层领导参与。只有高层领导参与了启动会，各个业务部门负责人才会积极去配合工作。如果不召开启动会，那么项目就可能搁置。
二、项目启动会谁来负责和策划
启动会的总策划人一般是乙方项目经理，乙方项目经理一方面可以展示自身的能力，另一方面可以认识更多的人。
多数情况下，甲方相对是比较懒散的，甲方来策划可能会出纰漏及缺失，或者达不到效果。这种情况下，乙方项目经理一定要协助甲方做好项目启动策划。
所以，IT项目对乙方项目经理的综合能力的要求是很高的。
三、IT项目启动会的参会人员
甲方参会包括甲方高层有董事长、总经理、副总经理、财务总监（国企可能需要邀请党委书记、纪委书记）等；甲方中层包括项目涉及的所有业务部门和职能部门，如财务、采购、销售、仓储、行政（可能需要后勤保障或食宿安排）等部门的总监、部长、副部长、经理等；基层包括事先梳理的所有涉及项目具体工作的基层工作人员，基层是项目真正的执行者。
乙方包括高层、销售总监、项目经理、技术总监、产品经理、实施交付工程师、售后服务工程师。
政府机构官员，如果项目涉及与政府部门对接，需要邀请政府官员参会。
邀请的专家顾问，有些时候甲方可能会邀请外部专家顾问。
第三方软件公司，有些项目可能涉及系统深度集成，可能需要邀请第三方软件公司参会。
四、项目启动会会议地点
项目启动会一般在甲方会议室，根据参会人员的多少，选择合适的会议室开会。比如前不久，笔者组织召开全级次20几个公司系统项目启动会，参会人员90余人，就需要公司最大的会议室。
五、会议召开的时间
一般情况下，启动会会议召开是在合同签订项目组成员确定之后召开。召开项目启动会后项目组成员立即开始进行调研、访谈、方案的研讨和沟通等工作。
但是有些时候甲方高层由于公务、出差等时间因素原因，会导致项目组已经开始入场工作，启动会仍然没有召开的情况。这种情况下，就需要尽快与领导沟通，尽快的寻找合适时机召开会议。
六、会议准备
1、发通知
召开项目启动会时，需提前发布正式通知，同时务必与核心参会人员做好前置沟通 —— 让每个人都能预先明晰自己在项目中肩负的职责与扮演的角色，为会议的高效推进筑牢基础。
2、相关资料准备
相关资料的准备包括拟建设项目资料、现场摆设、物料、座位分布（水牌）、相关配套服务（住宿、餐饮）等等。
由于不同地区的人员前来参会，参会后可能立即展开数天的培训。就需要提前协调办公室安排住宿以及餐饮等工作，提前统计人员信息，需要住宿的多少人，需要用餐的多少人，用餐是早餐、午餐、晚餐都包含，还是只是就午餐，这些都需要提前规划好。
同时，会议室的水、茶、卫生间指引等等需要做好准备。
3、提前沟通好多方人员
多方人员包括甲方的总经理、副总经理、分管IT部门的领导、相关业务部门负责人等；以及乙方的高层领导、项目组成员和第三方人员。
4、关键是甲乙高层的时间
召开项目启动会首先要确定甲方最高级别领导的时间，确定好之后，再去沟通乙方最高级别领导的时间，最后再安排其他人员参加。
5、会议时长
启动会总时长建议在70分钟以内，原则上40-60分钟之间即可，并且要按时开始、按时结束。
6、会议PPT大屏
召开会议，一定在会议室大屏幕投屏“XXXXX项目启动会”的字样，如此才能体现启动会的严肃和专业。
7、签到表
提前准备好签到表，参会人员都需要签到。签到表有两种方式，一种是纸质签到；一种是二维码手机扫码签到。根据会议现场情况，两种方式任选其一均可。
七、会议议程
直接上一个前不久本人组织召开的启动会议程：
上面的议程相对比较简单。
项目启动会，需要哪些领导发言，发言的顺序等等都要提前沟通，并做好准备。
乙方项目经理的发言很重要，要将项目的概况、目标、具体实施计划、实施方法论等阐述清楚。更重要的是，要阐述清楚，IT项目是一个长期持续的过程，不是短期能见效的，就是说要将不要好高骛远和脚踏实地说清楚说明白，项目建设需要一个一个脚印，一步一步一个台阶才可以将IT项目的效果逐渐发挥出来，积小成最终大成。
有些项目启动会会议上，可能会签署军令状。主持人宣读项目军令状，军令状包含甲乙双方，即整个项目组，并就军令状和各个部门签署承诺保证书。
如果有第三方IT软件商或者政府机构官员参与，则需要安排3至5分钟的讲话时间做承诺和指导。
八、主持词和发言稿
很多时候，IT项目启动会的筹划人是乙方项目经理和甲方项目经理，但是启动会主持人可能是公司副总经理，此时，就需要根据确定好的会议议程为会议主持人编撰主持词，并就主持词和主持人沟通确认。
同时，出席会议并发言的领导要提前沟通，为领导准备好会议发言稿，拟好发言稿后和领导要反复沟通，最终确定领导的发言稿。
九、到场领导或外部专家的姓名、职位要正确
外部公司领导、政府官员职位、专家顾问等到场参会的姓名、职位一定要提前沟通，确认无误。
十、座次安排
座位安排需兼顾礼仪与秩序：首先应遵循甲方的习俗规范，依据圆桌、椭圆形、阶梯型等不同会议形式，合理排布领导座次；
其次在各座位放置水牌，明确标识席位，避免错坐混坐；
同时需划分专属区域，分别供顾问团队、IT 团队及关键用户就座；
最后安排专人引导入场，确保参会者有序落座。
十一、会场现场管理
会场管理需注重细节把控：
其一，营造专注氛围，要求参会者将手机调至关机或静音状态，会议期间减少随意走动，保持会场安静；
其二，安排专人负责全程照相、录音及录像，为后续项目宣传积累素材；
其三，在会场显著位置悬挂主题横幅（或者大屏PPT），强化会议仪式感与核心信息；
其四，提前准备并发放 IT 项目相关的资料，助力参会者快速了解项目核心信息；
其五，根据情况，分发项目工作计划及管理规范等资料，让各方明晰推进节奏与执行标准；一般情况下，通过甲方OA发送，或者项目（企业）微信群发放即可。
十二、宣传
项目启动会会议结束后，需要根据项目情况和启动会情况，拟稿（文字、图片、视频等内容，着重强调甲方领导的讲话内容和要求）发布到甲方微信公众号等媒体平台进行宣传。
十三、总结
项目启动会虽以仪式性形式存在，却不可轻视亦不可过度依赖：不召开，项目难获应有的重视；召开了，也未必能直接保障顺利落地。真正关键的是会后扎实的计划推进与过程跟踪，最终通过成果展示与验收会画上圆满句号。而启动会上领导的关键讲话，应成为项目推进的指导纲领，持续为团队注入动力。
简言之，启动会的核心意义在于：让所有人明确项目已正式启动，该怎么配合协作、需要做些什么事、要达到什么目标、何时完成、完成后对于本岗位的价值以及对公司的意义。
怎么说呢，项目启动会只是一个宣贯会，关键还是在于项目执行的过程中项目经理对项目的把控能力、沟通能力和协调能力。尤其是沟通能力非常重要，比如笔者几年前做为乙方负责一个大型国有企业的资产项目，有一次项目具体讨论会上，甲方领导就项目提了点问题，会议两天后（一般是三天内，不超过一周）自己赶紧找了个合适时间和甲方领导进行汇报和沟通，一是尊重甲方领导，让他感觉舒服，二是汇报项目整体情况，并就他提出的问题做阐述和解释，其实最终目的是消除甲方领导的误解，不能让领导持续的对项目有异议，否则对项目会有不可估量的风险。
最后呢，IT项目推进的过程中，需求肯定是层出不穷的，这个时候非常考验乙方项目经理对需求的控制能力，当然也考验甲方项目经理。此时，甲乙双方项目经理的工作协作配合程度尤其重要，否则需求将无限漫延，最后项目无法完成、无法按进度计划完成，更无法验收项目，当然这不是本文项目启动会的内容了，容后再议。
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